Su Socio Estratégico en Cumplimiento Corporativo

Somos Afiens México: Parte de una Red Global

Somos Afiens México, la firma local de Afiens ALSP, un líder global en Servicios Legales Alternativos con sede en Madrid y alcance internacional. Combinamos la experiencia y las mejores prácticas globales con un profundo conocimiento del entorno legal y de negocios mexicano.

Nos especializamos en simplificar y asegurar la gestión corporativa de empresas como la suya, garantizando el cumplimiento normativo de forma proactiva, meticulosa y eficiente, para que usted pueda enfocarse en crecer.

¿Qué Gana Su Empresa al Trabajar con Afiens México?

Este micrositio presenta nuestros servicios estándar en México. La colaboración formal se establece mediante una propuesta y contrato adaptado a sus necesidades.

La Importancia de un Cumplimiento Corporativo Impecable en México

Más Allá de la Obligación Legal

Mantener al día las actas, libros sociales, registros y demás formalidades corporativas es crucial para la salud y operatividad de su negocio en México, conforme a la Ley General de Sociedades Mercantiles y demás normativa aplicable.

¿Qué Riesgos Evita con una Gestión Adecuada?

El descuido en estas áreas puede traer consecuencias serias:

• Sanciones económicas.
• Invalidez de decisiones o actos jurídicos.
• Responsabilidad personal para administradores.
• Obstáculos para financiamiento o licitaciones.
• Conflictos entre socios.

Beneficios Directos para Su Empresa

Conceptos Clave para Usted

Simplificamos algunos términos importantes relacionados con nuestros servicios:

• Asamblea de Accionistas/Socios: Reunión formal para decisiones clave (resultados, nombramientos, cambios).
• Consejo de Administración / Administrador Único: Quien dirige y representa legalmente a la sociedad.
• Libros Corporativos: "Expedientes oficiales" (actas, socios, capital) que deben estar actualizados.
• Protocolización Notarial: Dar carácter público y fecha cierta a un documento vía Notario Público.
• Folio Mercantil Electrónico (FME): "Expediente digital" de su empresa en el Registro Público de Comercio.

Nuestros Servicios en México: Soluciones Precisas

Nos encargamos de la complejidad local con perspectiva global.

V. Gestión Integral de Asambleas: Decisiones Válidas, Procesos Ágiles

Su Beneficio: Tranquilidad y Seguridad Jurídica

Las asambleas (anuales, extraordinarias) son cruciales para la validez de sus decisiones. Nos aseguramos de que se preparen, celebren y documenten correctamente en México, cumpliendo todos los requisitos legales y estatutarios, para evitar futuras complicaciones.

Nuestro Protocolo de Actuación:

• 1. Planificación y Asesoría: Le recordamos plazos importantes (como la asamblea anual ordinaria), le orientamos sobre el tipo de asamblea necesaria según sus objetivos y los puntos obligatorios o recomendados a tratar.
• 2. Preparación Completa: Elaboramos borradores claros y precisos de: Convocatorias (si se requieren legal o estatutariamente), formatos de Carta Poder para representación, proyecto de Informe Anual de Administradores (basado en la información financiera que nos proporcione), Lista de Asistencia y un proyecto inicial del Acta.
• 3. Asistencia Profesional: Le acompañamos durante la celebración (sea presencial, remota o mediante resoluciones escritas), apoyando al Presidente, verificando identificaciones y representaciones, calculando el quórum legal, siguiendo el orden del día y tomando nota detallada de los acuerdos.
• 4. Documentación Precisa: Redactamos el acta final reflejando fielmente los acuerdos tomados y el resultado de las votaciones, cumpliendo todas las formalidades legales. Gestionamos la recolección de firmas del Presidente, Secretario y Escrutadores/Delegados si los hubo.
• 5. Formalización y Registro (si aplica): Coordinamos la protocolización del acta ante Notario Público cuando sea necesario (ej. modificaciones estatutarias, poderes) y tramitamos su inscripción en el Registro Público de Comercio (SIGER 2.0) para darle publicidad y efectos frente a terceros. Le mantenemos informado del avance hasta su conclusión.

VI. Libros Corporativos al Día: Orden y Transparencia

Su Beneficio: Cumplimiento Continuo y Facilidad de Consulta

Mantenemos sus libros sociales obligatorios (Actas de Asamblea, Registro de Accionistas/Socios, Variaciones de Capital, Actas de Consejo si aplica) actualizados, ordenados y conforme a la ley. Esto es vital para el cumplimiento, auditorías, transacciones y para tener una visión clara de la estructura y gobierno de su empresa en todo momento.

Nuestro Protocolo de Actuación:

• 1. Diagnóstico Inicial: Revisamos sus libros existentes y la documentación soporte (actas previas, títulos, etc.) para identificar omisiones, inconsistencias o falta de actualización.
• 2. Puesta al Día (Regularización): Previo informe y plan de acción aprobado por usted, realizamos los asientos correspondientes para reflejar cronológicamente todos los actos corporativos formalizados (acuerdos de asamblea, transmisiones de acciones/partes, cambios de capital), asegurando la correcta información de socios/accionistas (datos completos, RFC) y los detalles de cada movimiento.
• 3. Apertura y Legalización (si aplica): Si requiere nuevos libros, gestionamos su adquisición y autorización/legalización según la normativa local aplicable.
• 4. Emisión de Constancias: A su solicitud, preparamos certificaciones sobre la información contenida en los libros (ej. estructura accionaria actual, acuerdos específicos), listas para la firma del funcionario facultado de su empresa.
• 5. Custodia Digital (Opcional): Ofrecemos resguardo seguro en nuestra plataforma digital organizados y accesibles de sus libros corporativos.

VII. Emisión de Títulos Accionarios: Claridad para sus Accionistas

Su Beneficio: Seguridad y Formalidad en la Tenencia Accionaria

Diseñamos y preparamos los Títulos Accionarios (o Certificados de Aportación Patrimonial) que acreditan formalmente la propiedad de sus socios o accionistas sobre sus partes de la empresa. Nos aseguramos de que cumplan todos los requisitos legales (Art. 125 LGSM) y reflejen correctamente la información, aportando seguridad jurídica a los titulares.

Nuestro Protocolo de Actuación:

• 1. Verificación y Revisión: Confirmamos la estructura accionaria vigente y los datos de cada accionista a través del Libro de Registro actualizado. Revisamos los estatutos por si hubiera disposiciones específicas sobre los títulos.
• 2. Diseño y Contenido: Proponemos un formato de título claro y profesional que incorpore todos los elementos obligatorios por ley. Discutimos la inclusión opcional de elementos de seguridad (papel especial, etc.).
• 3. Redacción Individualizada: Validamos los datos fiscales completos de cada accionista (nombre, nacionalidad, domicilio, RFC) y elaboramos cada título con la información específica del titular y las acciones/partes que ampara (número, serie, valor, etc.).
• 4. Preparación para Firma: Tras su validación final, entregamos los títulos (físicos o digitales, según aplique) listos para ser firmados por los miembros del Consejo o Administrador Único facultados estatutariamente.
• 5. Registro y Asesoría: Verificamos que la emisión o canje de los títulos quede registrada en el Libro de Accionistas y le orientamos sobre la entrega a los titulares y el proceso de endoso para futuras transmisiones.

VIII. Apoyo al Consejo de Administración: Eficiencia en el Gobierno Corporativo

Su Beneficio: Sesiones Productivas y Documentación Impecable

Para empresas con Consejo de Administración, podemos actuar (a través de personal calificado) como Secretario No Miembro. Nuestro rol es asegurar el correcto funcionamiento del Consejo, facilitar sesiones eficientes y garantizar la adecuada documentación de sus deliberaciones y acuerdos, fortaleciendo el gobierno corporativo.

Nuestro Protocolo de Actuación:

• 1. Nombramiento y Preparación: Verificamos la formalidad del nombramiento y establecemos (junto con el Presidente) un calendario y proceso de trabajo claro.
• 2. Gestión de Sesiones: Coordinamos fechas, elaboramos el Orden del Día en conjunto con el Presidente, preparamos y enviamos convocatorias formales con la documentación soporte necesaria a todos los consejeros (y Comisario si aplica) con la antelación requerida.
• 3. Asistencia y Registro (Minuting): Participamos activamente en la sesión (física o virtual), verificamos asistencia y quórum, y tomamos notas detalladas y precisas de las discusiones clave, acuerdos adoptados y resultados de votaciones.
• 4. Elaboración y Formalización de Actas: Redactamos un borrador claro y fiel del Acta de Sesión, lo circulamos para revisión y comentarios del Presidente y asistentes, incorporamos ajustes y preparamos la versión final para firma del Presidente y del Secretario.
• 5. Mantenimiento y Seguimiento: Asentamos el acta firmada en el Libro de Actas del Consejo. Opcionalmente, mantenemos una matriz de seguimiento de los acuerdos adoptados para facilitar su cumplimiento. Resguardamos de forma segura toda la documentación relacionada.

IX. Otros Servicios Corporativos a su Disposición

Su Beneficio: Soporte Integral para Necesidades Específicas

Más allá de los servicios regulares, estamos listos para apoyarle en operaciones o trámites corporativos específicos, asegurando la correcta documentación y cumplimiento de requisitos legales en México.

Nuestro Protocolo de Actuación (General):

• Gestión de Poderes Notariales: Asistencia completa en el otorgamiento, modificación, revocación y registro de poderes, redactando cláusulas a medida y coordinando con Notario.
• Apoyo en Modificaciones Estatutarias: Asistencia legal y administrativa en reformas a estatutos (cambio de nombre, objeto, domicilio, régimen de administración, etc.), desde la Asamblea Extraordinaria hasta la inscripción final.
• Apoyo en Reestructuras Corporativas: Acompañamiento en la implementación de fusiones, escisiones, transformaciones de sociedades, asegurando la correcta documentación y cumplimiento corporativo.
• Interfaz con Fedatarios Públicos: Actuamos como su punto de contacto eficiente con Notarios y Corredores Públicos para diversos actos.
• Trámites ante el Registro Público de Comercio (RPC): Gestión directa vía SIGER 2.0 de inscripciones, avisos, solicitudes de certificados, etc.
• Elaboración de Certificaciones Específicas: Redacción de constancias sobre estructura corporativa, tenencia accionaria, vigencia de poderes, etc., basadas en la documentación social.

Para estos servicios, analizamos su necesidad específica, le presentamos una propuesta detallada con el alcance, plan de trabajo y honorarios, y ejecutamos el servicio con comunicación constante una vez aprobado.

Colaboración y Claridad

Cómo trabajamos juntos para lograr los mejores resultados.

Nuestra Colaboración para un Servicio Exitoso

Para que podamos brindarle el mejor servicio de manera eficiente, necesitaremos su colaboración en:

• Información Oportuna: Proveer la documentación e información necesaria de forma completa y veraz cuando se la solicitemos.
• Facultades Necesarias: Otorgar los poderes requeridos para realizar trámites en su nombre, si el servicio lo implica.
• Revisiones Ágiles: Revisar y aprobar borradores o documentos dentro de plazos razonables para no demorar los procesos.
• Gastos de Terceros: Cubrir directamente o reembolsar (según se acuerde) los costos necesarios como derechos registrales, honorarios notariales, etc.

Recordamos que, aunque le asistimos integralmente, la responsabilidad final del cumplimiento legal recae en los órganos de administración de su empresa.

Su Información, Siempre Segura y Confidencial

La confianza es fundamental. Tratamos toda la información de su empresa (corporativa, financiera, estratégica) con la más estricta confidencialidad, tanto durante nuestra colaboración como después de ella, conforme a las obligaciones legales y los acuerdos que tengamos.

Inversión Transparente y Justa

Nuestros honorarios se definen claramente en la propuesta de servicios, adaptada a sus necesidades (por hora, iguala mensual/anual o tarifa fija por proyecto). La facturación es clara y cumple con todos los requisitos fiscales. Los gastos de terceros necesarios para el servicio se detallan y se acuerda si están incluidos o se gestionan por separado.

Alcance Claro de Nuestros Servicios

Nos enfocamos en brindarle excelencia en los servicios de secretariado corporativo descritos. Salvo que se pacte expresamente, nuestros servicios estándar no incluyen asesoría fiscal detallada, representación en litigios, auditoría financiera u otras áreas del derecho. Actuamos con la máxima diligencia, pero no podemos garantizar resultados que dependan de decisiones de terceros (autoridades, etc.) o internas de su propia empresa.

Este documento es una guía informativa; nuestra relación contractual se formaliza mediante una propuesta de servicios aceptada.

¿Listo para Simplificar su Gestión Corporativa en México?

Somos Afiens México, su puerta de entrada local a la experiencia global de Afiens ALSP. Contáctenos para conversar sobre cómo podemos ayudarle.